Справка 202н: для чего нужна, как получить и сколько действует

Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года (официальное название — по Приказу Минтруда № 202н) — это документ, который подтверждает ваш официальный доход у предыдущего работодателя. Она нужна новому работодателю или в соцзащиту для расчёта:

• пособия по временной нетрудоспособности — больничные дни;
• пособия по беременности и родам — декретные выплаты;
• ежемесячного пособия по уходу за ребёнком до 1,5 лет;
• пособия при постановке на учёт в ранние сроки беременности (если требуется).

Без этой справки новый работодатель не сможет включить ваш доход у предыдущего нанимателя в расчёт, и пособие будет минимальным (на основе МРОТ или фактического заработка в компании). По закону (ст. 14.1 Федерального закона № 255-ФЗ) при увольнении работодатель обязан выдать справку вместе с трудовой книжкой, но часто забывают — требуйте.

Важно: справка нужна только если вы работали у предыдущего работодателя в расчётном периоде (2 года до года наступления страхового случая). Если вы работали в одной компании все 2 года, справка от прежнего места не требуется.

С 2023 года действует форма, утверждённая Приказом Минтруда России от 19.10.2022 № 202н (в ред. от 06.09.2024). Старый бланк (по Приказу № 182н) не принимается. Новая форма содержит:

• реквизиты работодателя (ИНН, КПП, ОГРН);
• ФИО, СНИЛС, ИНН работника;
• период работы в данной организации;
• суммы выплат за каждый год расчётного периода (с разбивкой по годам);
• количество календарных дней, исключаемых из расчёта (больничные, отпуск по беременности и т.д.);
• сведения о наличии/отсутствии районного коэффициента.

Справка оформляется на бумаге или в электронном виде (с КЭП). Бумажная — с подписью руководителя и главбуха и печатью (при её наличии).

Если у вас старая справка (по форме 182н) — она действительна, если выдана до 2023 года. Для периодов с 2023 года нужна новая.

1. Напишите заявление в свободной форме. Образец: «Прошу выдать справку о сумме заработка за 2024–2025 годы для расчёта пособий».
2. Подайте заявление работодателю лично (с отметкой о получении) или через портал госуслуг, если компания подключена к электронному документообороту.
3. Ждите 3 рабочих дня — максимальный срок по ст. 62 ТК РФ.
4. Получите справку на бумаге или в электронном виде. Проверьте: все суммы совпадают с вашими доходами? Сверьте с 2-НДФЛ (теперь справка о доходах).

Если работодатель ликвидирован или не может выдать справку, обращайтесь в отделение СФР по месту жительства или в МФЦ. СФР выдаст справку на основании данных персонифицированного учёта (форма СЗВ-М и РСВ). Срок — до 10 рабочих дней.

Формально срока действия справки 202н не установлено — она действительна бессрочно. Но на практике её используют для расчёта пособий за конкретный расчётный период (2 календарных года). Если прошло, например, 5 лет, а вы берёте справку за старые годы, её данные уже не войдут в расчёт, так как расчётный период — это 2 года до года наступления страхового случая.

Пример: вы болеете в 2026 году. Для расчёта берутся 2025 и 2024 годы. Если у вас есть справка от работодателя за 2020–2021, её нельзя использовать — вы пропустите 2 года.

Вывод: храните справки ото всех мест работы, но при смене работы запрашивайте новую справку, если прошло больше 2 лет. Для расчёта пособия в 2026 году актуальны данные за 2025–2024 (или замена годов).

В 2026 году можно заменить годы расчётного периода на более ранние, если в 2024–2025 вы были в декрете (ст. 14 № 255-ФЗ). Тогда справка за 2022–2023 пригодится.

Частые ошибки:

• неверно указан ИНН работника (справку не примут к зачёту);
• сумма с копейками не соответствует данным 2-НДФЛ;
• пропущен районный коэффициент;
• не указано количество исключаемых дней — без них расчёт будет неверным;
• подпись только руководителя, а главбух не расписался (спорная ситуация — лучше переделать).

Вы принесли новую справку 202н от предыдущего работодателя. В ней за 2024 год — 720 000 руб., за 2025 — 840 000 руб. Исключаемые дни: 5 (больничный). Стаж — 7 лет (оплата 80%).

1. Складываем доходы: 720 000 + 840 000 = 1 560 000 — не превышает лимит (лимит на 2024 — 1 032 000, на 2025 — 1 380 000 — оба не превышены).
2. Вычитаем исключаемые дни: 730 (2 года) − 5 = 725.
3. Среднедневной заработок: 1 560 000 / 725 = 2 151,72 руб.
4. С учётом стажа: 2 151,72 × 80% = 1 721,38 руб.
5. Больничный на 10 дней: 1 721,38 × 10 = 17 213,80 руб. (первые 3 дня из средств работодателя — 5 164,14, остальное из СФР).

• Работодатель отказывает: пишите жалобу в ГИТ (Государственную инспекцию труда) или прокуратуру. За нарушение — штраф до 50 000 руб. на должностных лиц (ст. 5.27 КоАП).
• Работодатель ликвидирован: обращайтесь в СФР (по месту регистрации бывшего нанимателя). Справку подготовят по данным персонифицированного учёта — до 10 рабочих дней.
• Работодатель банкрот: запросите справку у конкурсного управляющего. Если он не отвечает — идите в СФР.
• Вы потеряли справку: запросите дубликат у бывшего работодателя. Он обязан выдать повторно в течение 3 дней.
• ИП без печати: справка действительна при наличии подписи и указании «без печати».

Получив справку, сверьте свои доходы с данными справки 2-НДФЛ за соответствующие годы (через личный кабинет ФНС или у работодателя). Обратите внимание:

• суммы должны совпадать с вашими доходами по трудовому договору;
• если у вас были премии или сверхурочные — они уже включены;
• проверьте количество исключаемых дней — они должны быть документально подтверждены (больничные листы).

Если нашли ошибку: обратитесь к бывшему работодателю с заявлением об исправлении. Он обязан выдать корректную справку. Если ошибка в данных СФР — подайте заявление на их портале или лично в отделении.

Можно ли получить справку 202н онлайн?

Да, если работодатель перешёл на электронный документооборот (КЭП). Запросите справку через свой профиль на портале компании или госуслуги (если подключены). Электронная справка равнозначна бумажной.

Нужна ли справка для пособия по уходу за ребёнком?

Да, если вы меняли работу в течение 2 лет до декрета. Новый работодатель использует данные из справки для расчёта.

Какие налоги платит работодатель с сумм из справки?

Это ваши доходы, с которых уже уплачены НДФЛ и страховые взносы — дополнительно ничего не платится.

Как быть, если справка выдана на иностранном языке?

Требуйте перевод, заверенный нотариально. Для расчёта пособий СФР принимает только русскоязычные документы.

Имеет ли право работодатель отказать в выдаче справки?

Нет. По ст. 62 ТК РФ обязан в течение 3 дней. Исключение — если справка уже выдавалась, но вы её потеряли — обязаны выдать дубликат.