Стоимость часа сотрудника: формула и примеры

Стоимость часа складывается из всех затрат на сотрудника, делённых на оплачиваемые часы. Базовая формула:

Годовые затраты включают:

• Зарплату (начисленную, до вычета НДФЛ);
• Страховые взносы (30% + доп. тарифы, если есть);
• Налоги (НДФЛ 13–15% удерживается из зарплаты, но учитывайте общую нагрузку);
• Дополнительные расходы: оборудование, ПО, обучение, соцпакет (ДМС, питание), аренда рабочего места, налог на имущество, расходники.

Годовое количество оплачиваемых часов — это рабочие дни в году × 8 часов минус нерабочее время: отпуск (28 дней), больничные (в среднем 5–10 дней), праздники (14 дней), возможные отгулы. В 2026 году при 5-дневной неделе — 247 рабочих дней, но оплачиваемых часов обычно 1 640–1 760 (с учётом сокращений перед праздниками).

Разберём на конкретных цифрах. Сотрудник с окладом 80 000 ₽ на руки (т.е. после НДФЛ). Начисленная зарплата до вычета НДФЛ: 80 000 / 0,87 = 91 954 ₽. НДФЛ 13% — 11 954 ₽.

Страховые взносы (30% от начисленной зарплаты в пределах единой предельной базы — в 2026 году это около 2 225 000 ₽ в год, но для примера считаем в пределах базы): 91 954 × 0,30 = 27 586 ₽. Итого нагрузка на компанию в месяц: 91 954 (начисленная ЗП) + 27 586 = 119 540 ₽.

Добавим overhead: оборудование (ноутбук 80 000 ₽ / 3 года амортизации = 2 222 ₽/мес), ПО (лицензии 1 500 ₽/мес), ДМС (4 000 ₽/мес), обучение (1 000 ₽/мес), аренда рабочего места (10 000 ₽/мес). Итого дополнительно: 18 722 ₽/мес. Общая годовая стоимость: (119 540 + 18 722) × 12 = 1 659 144 ₽.

Годовые оплачиваемые часы: 247 рабочих дней × 8 часов = 1 976 часов. Минус отпуск 28 дней (224 часа), минус больничные (в среднем 5 дней = 40 часов), минус праздничные сокращения (5 часов в год). Итого: 1 976 − 224 − 40 − 5 = 1 707 часов.

Стоимость часа: 1 659 144 / 1 707 = 972 ₽/час. Для сравнения — «чистая» часовая ставка сотрудника (на руки) в пересчёте на 40-часовую неделю: 80 000 / (21 рабочий день × 8) = 476 ₽/час. Реальная стоимость почти вдвое выше.

Кроме зарплаты и налогов, есть скрытые затраты. Вот типичный список:

• Оборудование: ноутбук, монитор, телефон, периферия. Амортизация 2–3 года.
• ПО и лицензии: Microsoft 365, Photoshop, CRM, антивирус.
• Рабочее место: аренда офиса, коммунальные услуги, уборка, интернет.
• Соцпакет: ДМС, оплата питания, фитнес, корпоративные мероприятия.
• Обучение: курсы, конференции, профессиональная литература.
• Налоги на имущество и транспорт (если предоставляете машину).
• Прочее: расходники (канцтовары, вода, кофе), хостинг, бухгалтерия.

Сумма overhead может достигать 20–50% от зарплатного фонда. В нашем примере overhead составил 18 722 ₽/мес или 15,7% от зарплатной нагрузки.

Если вы нанимаете фрилансера — overhead обычно отсутствует (оборудование, налоги, соцпакет — всё на нём), поэтому стоимость часа фрилансера выше, чем у штатного сотрудника при прочих равных. Штатный с окладом 80 000 ₽ на руки обходится в 972 ₽/ч, а фрилансер может запросить 1 200–1 500 ₽/ч, потому что сам платит налоги (НПД 4-6%) и несёт издержки.

Для внештатников (по договору ГПХ) работодатель платит только налог на прибыль (если юрлицо) и не платит взносы на травматизм, но может удерживать НДФЛ 13%. Расчёт проще.

Сотрудники с вредными условиями (код 30-х в отчётах СФР) требуют дополнительных страховых взносов (до 8% к 30%), что увеличивает стоимость часа ещё на 2–5%.

Вот главные подводные камни:

• Забывают нерабочее время: считают оплачиваемые часы как 247 дней × 8 часов (1 976), а реально сотрудник работает меньше — отпуск, больничные, праздники.
• Не учитывают overhead: оборудование, соцпакет, аренду — кажется мелочью, но в итоге 20–50% к зарплате.
• Путают «на руки» и «начисленная»: считают налоги от чистого оклада, а не от начисленного.
• Игнорируют индексацию: зарплату повышают ежегодно, а overhead остаётся прежним — пересчитывайте хотя бы раз в год.
• Забывают про стоимость подбора: если сотрудник увольняется, вы теряете на адаптации нового (2–4 месяца его низкой продуктивности).

Зная реальную стоимость часа, вы можете:

• Устанавливать цены на услуги (аутсорсинг, консалтинг) с маржинальностью 30–50%.
• Оценивать эффективность внутренних проектов — не дешевле ли отдать на аутсорс?
• Принимать решение о расширении штата: одна зарплата vs. overhead.

Сравните: если вы выставляете час работы специалиста за 1 500 ₽, а реальная стоимость 1 200 ₽ — маржа 25%, нормально. Но если стоимость 1 400 ₽, а продаёте за 1 500 ₽ — маржа всего 7%, и вы рискуете при простое.

Ручной расчёт может занять 30–60 минут. Калькулятор стоимости часа сотрудника сделает это за 2 минуты. Просто введите:

• Зарплату (на руки или начисленную);
• Регион (для районных коэффициентов);
• Overhead (можно выбрать типовые пункты);
• Среднее количество больничных и отпускных дней;

Калькулятор учтёт актуальные на 2026 год ставки НДФЛ и взносов, а также количество рабочих дней в году. Результат — стоимость часа и рекомендуемая цена продажи.