Зарплатный фонд: 3 шага для расчёта

Зарплатный фонд (ФОТ) — это все расходы компании на персонал, включая налоги и обязательные платежи. В него входят:

• Оклады и тарифные ставки — базовая заработная плата, указанная в трудовом договоре.
• Премии и надбавки — ежемесячные, квартальные, годовые бонусы.
• Районные коэффициенты и северные надбавки — для регионов с особыми климатическими условиями.
• Компенсации — за неиспользованный отпуск, командировочные (в пределах норм).
• Страховые взносы — 30% от начисленной зарплаты (ПФР 22%, ФСС 2,9%, ФОМС 5,1%) плюс взносы на травматизм (0,2–8,5% в зависимости от класса риска).
• НДФЛ — 13% для резидентов (15% с доходов свыше 5 млн ₽ в год).

Пример: для сотрудника с окладом 100 000 ₽ на руки он получит 87 000 ₽, а компания заплатит 130 000 ₽ + взносы.

Базовая формула для одного сотрудника:

Где:

• Оклад — сумма, указанная в договоре (до вычета налогов).
• Ставка страховых взносов — 0,30 (30%) для большинства компаний; для малого бизнеса — 0,15 с сумм выплат выше МРОТ (в 2026 году МРОТ — 19 242 ₽).
• НДФЛ — удерживается из оклада, но при расчёте общей нагрузки на компанию прибавляется как дополнительный расход.

Если нужно рассчитать ФОТ на всю компанию:

Где Σ — сумма по всем сотрудникам.

Возьмём реальные цифры: оклад сотрудника — 80 000 ₽ (до вычета НДФЛ). Рассчитаем полную стоимость для компании.

Шаг 1. НДФЛ = 80 000 × 13% = 10 400 ₽. Сотрудник получит на руки 69 600 ₽.

Шаг 2. Страховые взносы (обычные): 80 000 × 30% = 24 000 ₽.

Шаг 3. ФОТ одного сотрудника = 80 000 (оклад) + 24 000 (взносы) = 104 000 ₽.

Если включить и НДФЛ как нагрузку на бюджет: 104 000 + 10 400 = 114 400 ₽.

Таким образом, для выплаты сотруднику 69 600 ₽ чистыми компания тратит 114 400 ₽ — это на 64% больше суммы на руки.

Для малого бизнеса с пониженными взносами (15% сверх МРОТ) расчёт сложнее, но экономия существенна.

Для компании с несколькими сотрудниками ФОТ считается суммированием:

1. Сложите все оклады и премии по каждому сотруднику.
2. Прибавьте страховые взносы (30% от начисленной зарплаты или по льготной ставке).
3. Добавьте НДФЛ (13% от начисленной зарплаты).
4. Учтите дополнительные расходы: ДМС, корпоративное обучение, резерв на отпуска (обычно +10%).

Пример: 10 сотрудников с окладом по 50 000 ₽ — база 500 000 ₽. Взносы: 150 000 ₽. НДФЛ: 65 000 ₽. Итого ФОТ: 715 000 ₽. Чтобы не считать вручную, используйте Калькулятор зарплатного фонда — он мгновенно учтёт налоги и ставки 2026 года.

*При условии, что МРОТ в 2026 году — 19 242 ₽, взносы с части оклада свыше МРОТ: (80 000 - 19 242) × 15% + 19 242 × 30% = 9 113,7 + 5 772,6 = 14 886,3 ₽ vs 24 000 ₽. Экономия — 9 113,7 ₽.

Важно: Некоторые выплаты не облагаются взносами (суточные в пределах норм, матпомощь до 4 000 ₽, детские пособия). Но их лимиты строги.

• Не забывайте про районные коэффициенты — на Крайнем Севере они достигают 2,0, что удваивает оклад и взносы.
• Резерв на отпуск — в ФОТ нужно закладывать +12% от годовой зарплаты на оплачиваемый отпуск.
• Больничные — первые 3 дня оплачивает работодатель (за счёт ФОТ), остальные — ФСС. Но при расчёте включают весь больничный.
• Премии из чистой прибыли — если премия выплачивается из прибыли после налога, она всё равно облагается страховыми взносами.

Проверьте свои расчёты с помощью Калькулятора зарплатных налогов — он учтёт все нюансы.

1. Ошибка: ФОТ = оклад × 1,3. Правда: нужно ещё добавить НДФЛ, районные, премии и резервы.
2. Ошибка: не учитывать взносы на травматизм. Правда: тариф от 0,2% до 8,5% — для вредных производств это ощутимо.
3. Ошибка: считать НДФЛ как расход компании. НДФЛ удерживается из зарплаты сотрудника, но для бюджета компании его нужно закладывать как часть ФОТ.
4. Ошибка: игнорировать льготы для МСП. В 2026 году малый бизнес платит 15% с выплат выше МРОТ — экономия до 15% от оклада.

Чтобы не ошибиться, используйте Калькулятор зарплаты после налогов и Калькулятор зарплаты до вычета налогов — они дадут точные цифры.